El procedimiento administrativo es un conjunto de funciones, que los administradores desarrollan par alcanzar los objetivos organizacionales. Estas funciones se dividen en planeación, organización, dirección y control. Cada función está interrelacionada permitiendo que las organizaciones se adapten para operar de forma eficiente y evaluar sus resultados. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo al servicio de los intereses generales y no necesariamente la resolución sobre una pretensión ajena, como ocurre en los procesos.
A diferencia de la actividad privada, la actuación pública requiere seguir unos cauces formales, más o menos estrictos, que constituyen la garantía de los ciudadanos en el doble sentido de que la actuación es conforme con el ordenamiento jurídico y que ésta puede ser conocida y fiscalizada por los ciudadanos.
El procedimiento administrativo se configura como una herramienta al servicio de la eficacia de la Administración, ya que le sirve para recabar todos los hechos relevantes y fundamentos jurídicos de la decisión, y al mismo tiempo como una garantía que tiene el ciudadano de que la Administración no va a actuar de un modo arbitrario, sino con objetividad y siguiendo las pautas del procedimiento establecido en las normas, que por otra parte el administrado puede conocer y en el que puede participar cuando en él se diriman asuntos que afecten a sus derechos o intereses. Ambas funciones del procedimiento son especialmente importantes cuando la Administración ejerce potestades discrecionales, ya que el procedimiento seguido y el expediente con él formado servirán para el control judicial de la actuación administrativa. Los procesos administrativos son aquellos que se realizan para dar solución y controlar ciertos fines
Regulación jurídica El Procedimiento Administrativo está regulado básicamente por la leyes específicas en cada país dentro del derecho administrativo.
Además, los Estados tienen otras leyes de régimen jurídico y de ámbito jurisdiccional que en buena medida regulan la materia también. En muchas ocasiones, además del procedimiento común, hay otros de características especiales para los que la legislación establece normas específicas, como ocurre con el procedimiento administrativo sancionador.
Ejemplos en cada país México: Ley Federal de Procedimiento Administrativo (Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 4 de agosto de 1994) (Última reforma publicada DOF 18-05-2018). España: Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, (Ley 39/2015, de 1 de octubre). Chile: Ley que Establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de la Administración del Estado (Ley 19.880 de 29 de mayo de 2003). Argentina: Ley de Procedimiento Administrativo (Ley 19.549 de 27 de abril de 1972).
Principios generales del procedimiento administrativo y ámbito de aplicación
En México como principios generales son de orden e interés público, aplicables a los actos, procedimientos y resoluciones de la Administración Pública Federal centralizada sin perjuicio de lo dispuesto en los Tratados Internacionales de los que México sea parte. También es aplicable a los organismos descentralizados de la administración pública paraestatal, respecto a sus actos de autoridad, a los servicios que el estado preste de manera exclusiva y a los contratos que los particulares puedan celebrar con el mismo organismo. No son aplicables en materias de carácter fiscal. responsabilidades de los servidores públicos, justicia agraria y laboral, ni al ministerio público en ejercicio de sus funciones constitucionales tampoco en materias de competencia económica. Queda excluida la materia fiscal tratándose de contribuciones y accesorios que deriven directamente de aquellas.
Principio de unidad El procedimiento es un único proceso que tiene un comienzo y fin. Todos los procedimientos deben resolverse independientemente de la forma de inicio y, asimismo, deben ser notificados.
Principio de contradicción La resolución del procedimiento se basa en los hechos y en los fundamentos de derecho, esto se consigue a través de la comprobación de los hechos, a través de las pruebas. En general, pueden acreditarse los hechos por cualquier medio admisible en derecho.
Principio de imparcialidad La administración en su actuación será imparcial, sin someterse a favoritismo o enemistades.
Abstención los funcionarios se abstendrán y se lo comunicaran a su superior jerárquico en los siguientes casos Por tener interés personal en el asunto Por tener parentesco hasta 4.º grado de consanguinidad y en 2.º en afinidad Por tener amistad o enemistad manifiesta Por ser testigo del procedimiento La no abstención no invalida el acto pero crea responsabilidad en el funcionario.
En México se utilizan los mismos principios pero se le denominan impedimentos, y cuando un servidor público se encuentre en alguna de las situaciones señaladas se deberá excusar de la intervención de procedimiento haciendo del conocimiento a su superior jerárquico y este deberá resolverlo dentro de los tres días siguientes. Si hubiera otro servidor público competente se turnará el asunto, en su defecto el servidor público excusado llevará a cabo el asunto y superior jerárquico lo supervisará.
Recusación El interesado puede solicitar la recusación en cualquier momento del procedimiento, planteando las causas por escrito, se comprobaran los documentos presentados y el superior lo admitirá o no, de esta decisión no cabe recurso.
Principio de oficialidad El procedimiento debe ser impulsado de oficio en todos sus trámites. La administración tiene la obligación y responsabilidad de dirigir el procedimiento, ordenando que se practique todas las diligencias necesarias para dictar la resolución. Es responsabilidad de tramitar el procedimiento a los titulares del órgano y el personal que esté a su cargo.
El interesado El concepto de interesado se encuentra señalado en las normas pertinentes en cada estado en concreto.
1. Son interesados en el procedimiento administrativo quienes lo promueven como titulares de derechos o intereses legítimos. Los intereses legítimos pueden ser individuales o colectivos.
También es interesado quien, sin haber iniciado el procedimiento, tenga derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte.
También lo son aquellos cuyos intereses legítimos (individuales o colectivos), puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.
2. Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales, serán titulares de intereses legítimos colectivos en los términos que la Ley reconozca.
3. Cuando la condición de interesado derivase de alguna relación jurídica transmisible, el derecho habiente sucederá en tal condición, cualquiera que sea el estado del procedimiento.
Fases del Procedimiento El procedimiento administrativo general carece de fases, en mérito del principio de unidad de vista, se reconocen diversos estados en su tramitación, que son los siguientes:
Iniciación a) De oficio por acuerdo del órgano competente, por propia iniciativa, por orden superior, a petición razonada de otros órganos o por denuncia.
Con prioridad al acuerdo de iniciación, podrá el órgano competente abrir un periodo de información previa con el fin de conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento.
b) A instancia de parte. Estas solicitudes de iniciación del procedimiento deberán reunir los siguientes requisitos:
a) Nombre y apellidos del interesado y, en su caso, de la persona que lo representa y del medio y lugar preferente para notificaciones. Se podrán acumular varias pretensiones de contenido y fundamento idéntico o sustancialmente similar, salvo que las normas reguladoras de los procedimientos específicos dispongan otra cosa.
b) Hechos, razones y petición en donde se concrete con claridad la solicitud
c) Lugar y fecha.
d) Firma del solicitante (no tiene porque ser el interesado puede ser su representante) o acreditación de autenticidad de su voluntad expresada por cualquier medio.
e) Órgano, centro o unidad administrativa al que se dirige.
Con respecto a la Administración estas deberán:
a) Establecer modelos y sistemas normalizados de solicitudes en los procedimientos de resolución numerosa.
b) Dar un plazo de subsanación de defectos en las solicitudes, pudiendo ampliarse en algunos casos por sus características especiales.
Además, con respecto a los solicitantes, se establece generalmente que:
a) Tienen derecho al correspondiente recibo de los escritos presentados que acredite la fecha de presentación, admitiéndose como tal una copia donde figure la fecha de presentación anotada por una oficina.
b) Tienen derecho a acompañar al modelo de solicitud los elementos que estimen convenientes, los cuales deberán ser admitidos y tenidos en cuenta por el órgano al que se dirijan.
Respecto al lugar de presentación de las solicitudes:
a) En los registros de los órganos a los que se dirijan.
b) En los registros de cualquier órgano administrativo de la Administración.
c) En las Oficinas de Correos.
d) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares en el extranjero.
e) En cualquier otro registro que establezcan las disposiciones vigentes.
Subsanación y mejora de la solicitud Si la solicitud de iniciación no reúne los requisitos anteriormente señalados y los exigidos, en su caso, por la legislación específica aplicable, se requerirá al interesado para que, en un plazo determinado, subsane la falta o acompañe los documentos preceptivos, con indicación de que, si así no lo hiciera, se le tendrá por desistido de su petición previa resolución que deberá ser dictada en los términos previstos en la norma aplicable.
Siempre que no se trate de procedimientos selectivos o de concurrencia competitiva, este plazo podrá ser ampliado prudencialmente, a petición del interesado o a iniciativa del órgano, cuando la aportación de los documentos requeridos presente dificultades especiales.
En los procedimientos iniciados a solicitud de los interesados, el órgano competente podrá recabar del solicitante la modificación o mejora voluntarias de los términos de aquella. De ello se levantará acta sucinta que se incorporará al procedimiento.
Medidas provisionales Las normas de procedimiento establecen que, iniciado el procedimiento, el órgano administrativo competente para resolverlo, podrá adoptar, de oficio o a instancia de parte, las medidas provisionales que estime oportunas para asegurar la eficacia de la resolución que pudiera recaer, si existiesen elementos de juicio suficientes para ello.
Algunas legislaciones establecen que, antes de la iniciación del procedimiento administrativo, el órgano competente, de oficio o a instancia de parte, en los casos de urgencia y para la protección provisional de los intereses implicados, podrá adoptar las medidas correspondientes en los supuestos previstos expresamente por una norma de rango de Ley. En este caso, las medidas provisionales deberán ser confirmadas, modificadas o levantadas en el acuerdo de iniciación del procedimiento, que deberá efectuarse dentro de un plazo posterior a su adopción, el cual podrá ser objeto del recurso que proceda. En todo caso, dichas medidas quedarán sin efecto si no se inicia el procedimiento en dicho plazo o cuando el acuerdo de iniciación no contenga un pronunciamiento expreso acerca de las mismas.
Por otro lado, no se podrán adoptar medidas provisionales que puedan causar perjuicio de difícil o imposible reparación a los interesados o que impliquen violación de derechos amparados por las leyes.